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Formada em Computação Científica pela Universidade Nacional de La Plata, Argentina, pós-graduada MBA em Gerenciamento de Projetos e MBA em Negócios Internacionais, ambas pela Fundação Getúlio Vargas. Educação Continuada: Gestão Estratégica do Conhecimento, Fundação Vanzolini. Possui Certificação PMP pelo PMI, Certificações CSM e CSD pela Scrum Alliance. Ampla experiência em gerenciamento de projetos, melhoria de processos, ECM e Gestão de Conhecimento. Owner da Fixe Consulting, atua desde 1999 como consultora em Gerenciamento de Projetos e Processos. Ampla experiência internacional (Mercosul). Professora do curso de pós-graduação (Lato Sensu) em Gerenciamento de Projetos do Senac Santos, professora do MBA em Gestão de Projetos na HSM Educação e instrutora de cursos no IIL – International Institute for Learning. Escreve no Blog You Will do Better (blog.youwilldobetter.com) e é responsável da e-news do PMI São Paulo (pmisp.org.br/recursos/e-news).

Você é Gerente de Projetos ou Bombeiro?


Seu projeto pegou fogo?

Não acredito!! Jura?

Escopo sem mudanças, cronograma no prazo, custos dentro do orçamento.

De novo as pessoas?

 Pareciam tão boazinhas, comprometidas e responsáveis…

                                                    Não achou no PMBOK®?… espera aí, leia o capítulo … o capítulo …

Sempre falo que em projetos temos uma notícia boa e uma ruim. A notícia boa é que nossas equipes estão formadas por pessoas, e a ruim é que nossas equipes estão formadas por pessoas. O texto não está errado, acredite, é assim mesmo.

E onde existem pessoas, precisamos saber lidar com esperanças, desejos, alegrias, necessidades, motivações, desmotivações, tristezas, aborrecimentos, constrangimentos, ansiedades, raivas, passividades, interesses, falta de interesse, agressividades, medos, hostilidades, frustrações, egos e EGOS, enfim, a lista de emoções continua…

E também, precisamos saber lidar com honestidade, justiça, verdade, poder, ordem, inteligência, humor, falsidade, engano, fraqueza, transparência, integridade, e mais … senso de valores pessoais positivos e negativos.

Uma das maiores dificuldades em qualquer ambiente de pessoas é o controle das emoções e a desigualdade na escala de valores, pois a falta desse controle emocional e as divergências de valores poderão gerar diferentes comportamentos, conscientes ou inconscientes, que podem ser negativos para os objetivos de um projeto.

Quando as emoções e os valores não são compatíveis entre si em uma equipe, o conflito é inevitável e você, gerente de projetos, deve estar preparado para atuar prontamente e resolver. Conflitos não resolvidos viram incêndios e, obviamente, você passa a ser bombeiro. Alguma vez já passou por isso?

Imagino que sim. Todos passamos por isso. É assim que aprendemos.

Conforme Wikipédia: “o conflito surge quando há a necessidade de escolha entre situações que podem ser consideradas incompatíveis. Todas as situações de conflito são antagônicas e perturbam a ação ou a tomada de decisão por parte da pessoa ou de grupos. Trata-se de um fenômeno subjetivo, muitas vezes inconsciente ou de difícil percepção. As situações de conflito podem ser resultados da concorrência de respostas incompatíveis, ou seja, um choque de motivos, ou informações desencontradas.”

A definição indicada por Cruz (2008) diz que conflito é “qualquer situação onde exista uma oposição pessoal, interpessoal ou grupal sobre algum interesse ou valor. Essas oposições surgem quando as pessoas contestam ideias, atitudes e/ou comportamentos, se apegam aos seus pontos de vista e lutam por eles, muitas vezes de forma irracional.”

Como todos nós sabemos, é no processo de comunicação humana onde os conflitos têm sua origem e, na maioria das vezes, inconscientemente. Embora não seja nossa intenção gerar ou participar de uma situação conflituosa e desgastante, freqüentemente nos damos conta de que já estamos envolvidos em uma dessas situações, sem saber exatamente como ela começou (Cruz, 2008).

Os conflitos em projetos acontecem por infinitas causas, sendo as mais freqüentes:

  • Diferentes experiências entre os integrantes de uma equipe.
  • Falta de compreensão dos objetivos do projeto por parte da equipe.
  • Falta de comunicação e comprometimento com as responsabilidades e funções.
  • Cronogramas e objetivos de desempenho pouco claros.
  • Grupos funcionais distantes atuando quase de modo independente no trabalho do projeto.
  • Funções e responsabilidades pouco claras ou não definidas.
  • Clientes problemáticos.
  • Problemas de qualidade no projeto.
  • Falta de disponibilidade de pessoas.
  • Definição de prioridades por parte da área funcional.

Nem todos os conflitos são ruins. Caberá ao Gerente de Projetos possuir as habilidades necessárias que permitam identificar se o conflito é positivo ou se é negativo para o projeto.

Conforme Krutza (2011), um conflito resultará positivo se:

  • for possível discutir os problemas e as divergências surgidas;
  • for possível promover a união da equipe, incrementando a lealdade;
    • permitir promover a criatividade, para elaboração de novas ideias e/ou   melhores práticas no trabalho;
    • motivar as pessoas para analisar, em detalhe, situações no seu trabalho.

A consequência de um conflito positivo é promover a troca de informações, aumentar a motivação e gerar uma relação na equipe, em que todos crescem e se beneficiam.

Krutza (2011) define também um conflito como negativo se:

  • produz estresse, surgindo sentimentos negativos;
  • torna o ambiente de trabalho menos agradável;
  • reduz a eficácia dos processos de comunicação;
  • interfere na coordenação dos esforços entre grupo e pessoas;
  • encoraja um sistema de trabalho autoritário.

Não existe um método definido e eficaz que permita controlar todos os conflitos nas diversas situações temporárias. Mas, de alguma forma precisamos descobrir, através de habilidades, como fazer para prever a ocorrência, entender sua composição e medir as conseqüências.

Assim como pessoas sem comportamentos não são pessoas, projetos sem conflitos não são projetos. Embora os conflitos sejam imprevisíveis e inevitáveis, o grande desafio é: Como podemos fazer para minimizar a aparição dos conflitos negativos e seu impacto? Para isso, recomendo verificar a aplicabilidade das seguintes opções, conforme o cenário de cada projeto e a cultura organizacional:

          1- Uma análise de riscos deve envolver obrigatoriamente um olhar mais crítico para os possíveis conflitos, conforme as causas   mais freqüentes do histórico de cada organização, como também, das lições aprendidas.

          2- Desenvolver habilidades de liderança que faltam na equipe, nos gerentes e nos líderes de projetos. Para ter conhecimento desta necessidade complementar, é possível utilizar a ferramenta MBTI (Myers – Briggs Type Indicator), de reconhecimento internacional. Ela é um dos instrumentos mais avançados para identificar tipos de personalidade e de características pessoais que determinam o comportamento das pessoas. Esta ferramenta foi desenvolvida por Katherine Cook Briggs e sua filha Isabel Briggs Myers, baseada na teoria de Tipos Psicológicos do psiquiatra suíço Carl Gustav Jung.

Com o MBTI, é possível identificar as características de cada pessoa, seus pontos fortes, seus pontos de desenvolvimento, e os tipos de trabalho mais adequados ao seu perfil e às próprias habilidades e expectativas. Desta forma, as empresas terão a informação específica para determinar, mais assertivamente, em quais funções o funcionário melhor se adequará, e assim determinar em qual função terá maior motivação e produtividade. Também, possibilita um melhor entendimento do comportamento manifestado por diferentes pessoas, possibilitando a diminuição de conflitos e a significativa redução do nível de estresse (Vizioli, 2011).
Esta ferramenta é utilizada para uma grande variedade de finalidades, como por exemplo: Gestão e Treinamento de Liderança, resolução de problemas, problemas de relacionamento, entre outras (Ferrarezi, 2011).

A partir dos resultados obtidos, é possível fazer um diagnóstico das competências comportamentais complementares a serem desenvolvidas, tanto na equipe como na gestão do projeto.

           3 – Vizioli (2011) comenta que existem inúmeros casos de frustrações no desenvolvimento de líderes e na tarefa específica de sensibilização, a se voltarem para uma relação mais saudável e equilibrada com seus liderados. O que se observa, com freqüência, é que independente da metodologia de desenvolvimento adotada, a resistência dos líderes em mudar ou adquirir novos comportamentos tem sido quase intransponível.

Para minimizar o impacto desta situação, conforme o cenário de cada organização e a importância de cada projeto, é possível colocar, junto ao Gerente de Projetos Técnicos, um Gerente de Projetos Administrador, cuja função seja similar ao perfil do profissional de Change Management, que esteja focado nos aspectos comportamentais, na comunicação, nos stakeholders internos, no levantamento de impactos e treinamentos, e que seu perfil complemente o perfil do Gerente Técnico do projeto.

           4 – Uma outra opção, contrária ao item 3, é definir um gerente de projetos com perfil 100% administrador, com fortes habilidades na gestão de pessoas, comunicação, administração de conflitos e negociação. Sua equipe deverá estar formada por um ou vários líderes técnicos que atuem no monitoramento do desempenho do projeto. Particularmente, eu sou a favor desta opção.

          5 – Desenvolvimento de equipes autogerenciadas. Se você aceita o desafio da autogestão, e trabalha em cenários compatíveis para isso, recomendo ler este post, onde apresento algumas dicas para o desenvolvimento dessa habilidade.

Conclusões

Sabemos que a única coisa certa nos tempos atuais é a incerteza.

 Como conclusão, Cruz (2008) comenta que os pontos importantes para a prevenção de conflitos são a tolerância e a aceitação das diferenças, que podem existir nas distintas personalidades, como, também, a compreensão de que não existem verdades nem razão absolutas, somente verdades e razões pessoais, relativas, desenvolvidas desde um ponto de vista individual e único.

O grande desafio na prevenção de conflitos é que, independente da técnica que seja possível aplicar, ela deve ser complementada com o estímulo das pessoas, para atingirem um nível mais alto de maturidade emocional e comportamental.

E você, aceita o desafio? Compartilhe aqui sua opinião para discussão e crescimento de todos.

Eu sou Gerente de Projetos … e você?

Quebre Paradigmas

e prepare-se para o sucesso!

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to “Você é Gerente de Projetos ou Bombeiro?”

  1. Rui Natal #

    Muito providencial o artigo. Inclusive atualmente participo como um misto de consultor e de recurso técnico em um projeto bastante curioso (uai, mas existe projeto curioso ? curioso é um adjetivo que se aplica a projetos ?). Pois é, o “pseudo-Gerente de Projeto” jamais portou ou levou para as reuniões uma planilha ou um Project ou algo que o valha sobre grandes fases, sequencia de tarefas, entregáveis, responsabilidades, atribuições, prazos, etc, etc. Limita-se a andar de um lado para o outro com um caderninho já meio ensebado com umas listinhas e apontamentos bem pobrezinhos. E as coisas (tarefas ou atividades) são passadas assim meio que assim assim, na base de coisas pontuais. E não consigo entender ou enxergar aquele pedaço ou aquela peça dentro do puzzle ou do grande “lego”. Então, nunca sabemos como estamos, onde estamos, a que distância estamos de um “milestone”, nada, nada, nada. Então, a leitura que faço é a de que estamos em um caminhão de bombeiros e que o motorista-gerente nem sabe ao certo que ruas seguir para chegar ao destino. O GPS está fazendo muita falta; e a cada guinada mais violenta que dá na direção do caminhão-projeto muita água é derramada e desperdiçada; água esta que vai fazer muita falta lá na frente, mais adiante. E, não raras vezes nas reuniões este motorista, como que num ato de defesa, alerta ou ameaça, liga a sirene (berros e gritinhos), como se isso o fosse ajudar a colocar o caminhão-projeto na trilha certa para o destino final. E a água continua derramando nos trancos, balanços e curvas do caminhão-projeto. E os moradores-usuários já começam a demonstrar uma boa dose de desesperança e quase desespero em função do caminhão-projeto que nunca chega para atendê-los (socorrê-los). E pela distância seus ruídos ainda nem se fazem sentir.
    Acho que este time de soldados do fogo está sendo submetido aos Métodos Inábeis para concorrer com os Métodos Ágeis do Scrum, quem sabe … ?
    E a água segue sendo derramada… vai fazer falta !!!

    28 de agosto de 2012 at 10:50 PM
    • Prezado Rui,

      Muito obrigada pela participação.
      Infelizmente esses cenários existem. Lamento muito que esteja no caminhão desperdiçando água. Tente chamar seu GP para uma reflexão, uma conversa informal, mostre espírito de colaboração, faça alguma ação, quem sabe consegue a mudança de rumo que precisa seu projeto.

      PMI e Scrum não são concorrentes, são melhores práticas que podem ser aplicadas em diferentes cenários, juntas ou não, em prol dos resultados.

      Sucesso!

      Abraço.

      3 de setembro de 2012 at 4:15 PM
  2. Homero M Patria #

    Belo artigo!

    Técnicas, procedimentos e experiência são ferramentas que ajudam na solução na estruturação de equipe. Alguns GP`s tem relativo sucesso nisso, pois não vemos tantas pontes caindo ou edifícios prematuramente deteriorados. Até mesmo temos alguns softwares estáveis.
    Contudo, não existem receitas mágicas… os riscos sempre vão existir, maiores ou menores dependendo do projeto.
    Além disso, conflitos são inerentes à natureza humana e simplesmente evitá-los pode não ser a receita para o sucesso… Gerenciá-los sempre, que é a uma das grandes responsabilidades de gestores e GPs. Olhar o conflito sob a ótica dos projetos e dos interesses organizacionais e agir com justiça e lógica diante das acões absurdas. A discussão é longa e interessante!

    30 de agosto de 2012 at 5:06 PM
    • Olá Homero!

      Muito obrigada pela participação!
      Com certeza que a discussão é longa, a intenção foi provocar para a reflexão e compartilhamento.

      Muito sucesso!

      Abraço!

      3 de setembro de 2012 at 3:53 PM
  3. Adelizia #

    Olá.

    Muito bom seu artigo. Acredito realmente que é possível com diálogo resolver conflitos. Já resolvemos alguns não é mesmo..

    Continue nos alimentando com artigos assim.

    Abraços.

    5 de setembro de 2012 at 1:47 PM
  4. Henrique Silva #

    Projetos são iniciados, sub planejados, executados e as vezes encerrados por aí. Precisa-se dar o devido valor que é agregado a um projeto com o investimento do tempo ao planejamento, principalmente para as disciplinas de riscos(que muitos sentem como pessimismo) e RH(humanos por natureza tem variações constantes, de humor, vontades, etc). Bombeiros GP não são difíceis de encontrar, sempre tem-se noticia que alguém esta perdendo os cabelos e o sono porque é dominado pelo projeto(alias, quem ainda não teve a oportunidade de experimentar?// prepare-se // estatisticamente, todos um dia sentem na pele) através eventos que surguem a cada raiar do sol de cada dia. Saber administrar a pressão, ter visão olistica, saber Negociar, ter sensibilidade, ser um bom comunicador a apoiador, etc, etc,etc.. Muitas das vezes ainda parece que algo está faltando..

    7 de setembro de 2012 at 11:22 PM

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  1. Comunicação, Conflitos e Lições Aprendidas :: You Will Do Better - 7 de setembro de 2012

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